Desde 3 de agosto de 2026, a nota fiscal da sua empresa mudou — e muita gente ainda não percebeu. Os campos de IBS e CBS, os dois novos tributos da Reforma Tributária, já precisam aparecer nos documentos fiscais das empresas do regime regular. Quem não ajustou o sistema emissor corre o risco de ver a emissão travar bem no meio do movimento. E o pior: essa é só a primeira de quatro fases. Cada tipo de empresa — distribuidora de medicamentos, clínica, indústria de água, representante comercial, holding ou optante do Simples Nacional — tem uma data diferente para entrar. Neste guia, você vê o calendário completo da obrigatoriedade do IBS e CBS na nota fiscal e descobre exatamente quando a sua empresa precisa estar pronta.

Índice do artigo

• O que muda na sua nota fiscal a partir de agosto de 2026
• O calendário completo: as 4 fases da obrigatoriedade
• A alíquota-teste de 1% e o período de adaptação
• O que muda para cada tipo de empresa
• Os riscos de deixar para a última hora
• Dicas práticas: o que fazer agora
• Perguntas frequentes

O que muda na sua nota fiscal a partir de agosto de 2026

A Reforma Tributária do Consumo, instituída pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025, criou dois novos tributos que vão substituir, de forma gradual, o PIS, a Cofins, o ICMS e o ISS: a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), de competência federal, e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), de competência de estados e municípios. O ano de 2026 é um período de teste: os tributos ainda não são efetivamente cobrados, mas os campos já passam a existir no documento fiscal.

Na prática, desde 3 de agosto de 2026, as empresas do regime regular (Lucro Presumido e Lucro Real) precisam preencher os campos de IBS e CBS na emissão de NF-e (nota de produto) e NFC-e (nota de consumidor), com uma alíquota-teste de 1%. A base legal dessa etapa é o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, editado pela Receita Federal em conjunto com o Comitê Gestor do IBS (CGIBS). É o marco inicial de um cronograma que vai se estender até 2027.

O ponto mais importante para o empresário entender é este: a obrigação não começou para todos ao mesmo tempo. O legislador dividiu a entrada em fases, justamente para dar tempo de adaptação a cada tipo de operação. Saber em qual fase a sua empresa se encaixa é o que separa quem se prepara com calma de quem vai correr atrás no aperto.

O calendário completo: as 4 fases da obrigatoriedade do IBS e CBS

A obrigatoriedade de preencher os campos de IBS e CBS nos documentos fiscais foi escalonada em quatro etapas. Veja cada uma e o público afetado:

Fase 1 — 3 de agosto de 2026: notas comuns, passagens e fretes

A primeira fase já está valendo. Alcança as notas comuns de mercadorias (NF-e e NFC-e), além de bilhetes de passagem e documentos de transporte (fretes / CT-e). É a etapa que afeta diretamente distribuidoras de medicamentos, distribuidoras de água, indústrias e o comércio em geral que estejam no Lucro Presumido ou no Lucro Real.

Fase 2 — 1º de outubro de 2026: notas de serviços e contas de água

A partir de outubro, entram as notas de serviços (NFS-e) e as contas de fornecimento de água. Essa fase atinge em cheio clínicas médicas e odontológicas, profissionais da saúde, representantes comerciais e demais prestadores de serviço do regime regular, além das distribuidoras e concessionárias de água.

Fase 3 — 1º de dezembro de 2026: contratos de aluguel

Em dezembro, a obrigatoriedade alcança os documentos ligados a contratos de aluguel. É a fase que impacta holdings patrimoniais e locadoras de imóveis próprios, um nicho que costuma ser pego de surpresa por acreditar que a reforma “não é com ele”.

Fase 4 — 1º de janeiro de 2027: micro e pequenas empresas (Simples Nacional)

Por fim, a partir de janeiro de 2027, entram as micro e pequenas empresas optantes do Simples Nacional e os MEIs. Ou seja, a maioria das drogarias, clínicas e pequenos comércios ainda tem alguns meses de fôlego — mas isso não significa que dá para ignorar o assunto até a virada do ano.

• 03/08/2026 — notas comuns, passagens e fretes (mercadorias)
• 01/10/2026 — notas de serviços e contas de água
• 01/12/2026 — contratos de aluguel
• 01/01/2027 — micro e pequenas empresas (Simples Nacional e MEI)

Observação importante: prazos e alíquotas da Reforma Tributária ainda estão em regulamentação e podem sofrer ajustes. Antes de qualquer decisão, confirme sempre no texto oficial (DOU, gov.br e Portal do CGIBS) ou fale com o seu contador.

A alíquota-teste de 1% e o período de adaptação: sem multa, mas com risco

Durante 2026, o IBS e a CBS funcionam em caráter de teste, com uma alíquota simbólica de 1%. A boa notícia é que, no período de adaptação, as notas não serão rejeitadas pela ausência ou pelo erro no preenchimento desses campos, e não há multa por essa falha específica. Além disso, pela Lei Complementar nº 214/2025, o valor apurado nessa fase de teste pode ser compensado com PIS/Cofins ou dispensado, desde que a empresa cumpra as obrigações acessórias. Na prática, em 2026 ninguém vai desembolsar esse 1% a mais.

A má notícia é o efeito colateral: se o seu sistema emissor (ERP) não estiver atualizado para os novos campos, a emissão da nota pode travar ou sair inconsistente. E uma nota que não sai é faturamento parado, cliente esperando e caixa comprometido. O “sem multa” vale para o tributo — não para o prejuízo operacional de não conseguir vender.

Vale lembrar ainda que o Conselho Federal de Contabilidade já publicou a Orientação Técnica CFC nº 01/2026, tratando de como registrar contabilmente o IBS e a CBS durante essa fase de teste. Ou seja: mesmo sem cobrança efetiva, os valores precisam ser escriturados corretamente — mais um motivo para contar com uma contabilidade que domina o tema.

O que muda para cada tipo de empresa

Drogarias e distribuidoras de medicamentos

Distribuidoras de medicamentos no Lucro Presumido ou Real já estão na Fase 1 — a nota precisa sair com os campos de IBS/CBS desde 3 de agosto. Além disso, esse é um setor com forte presença de produtos monofásicos de PIS/Cofins, o que abre uma oportunidade valiosa: os saldos credores de PIS/Cofins são preservados na transição para a CBS e podem ser recuperados via PER/DCOMP Web. Para as drogarias no Simples, a obrigatoriedade na nota só chega em janeiro de 2027, mas a recuperação de crédito monofásico já pode (e deve) ser trabalhada agora. Veja nosso guia sobre obrigações acessórias e multas no Simples Nacional.

Clínicas, dentistas e profissionais da saúde

Prestadores de serviço no regime regular entram na Fase 2, em 1º de outubro de 2026, junto com a NFS-e. Vale reforçar que a NFS-e de padrão nacional já vinha se tornando obrigatória para diversos segmentos — assunto que detalhamos no artigo sobre a NFS-e padrão nacional obrigatória. Clínicas têm até outubro para ajustar seus sistemas de emissão; as que estão no Simples, até janeiro de 2027.

Indústrias e distribuidoras de água

As indústrias de água mineral, como emissoras de nota de mercadoria, seguem a Fase 1 (03/08). Já as contas de fornecimento e distribuição de água foram enquadradas na Fase 2 (01/10). É um setor que precisa mapear com atenção qual tipo de documento emite para não errar a data.

Representantes comerciais e prestadores de serviço

Representantes comerciais emitem nota de serviço e, portanto, entram na Fase 2, em outubro. Como muitos representantes usam o Simples Nacional, a obrigatoriedade prática pode cair para janeiro de 2027 — mas quem está no Presumido precisa se preparar já para outubro.

Holdings e locadoras de imóveis próprios

Este é o grupo mais frequentemente pego de surpresa. Os contratos de aluguel entram na Fase 3, em 1º de dezembro de 2026. Holdings patrimoniais e locadoras precisam avaliar desde já como a tributação da receita de aluguel será tratada na reforma, pois há regras específicas de alíquota reduzida e redutores para atividade imobiliária que merecem planejamento dedicado.

Os riscos de deixar para a última hora

• Emissão travada: ERP desatualizado pode impedir a emissão da nota, parando o faturamento.
• Escrituração incorreta: registrar IBS/CBS de forma errada gera divergência contábil e retrabalho no fechamento.
• Perda de crédito: deixar de identificar e formalizar créditos de PIS/Cofins antes da transição é abrir mão de dinheiro que é seu por direito.
• Correria em 2027: quem trata tudo de uma vez na virada do ano acumula erro e paga mais caro por decisões apressadas.

Dicas práticas: o que fazer agora

• Confirme hoje com o seu fornecedor de sistema se o ERP/emissor de notas já está atualizado para os campos de IBS e CBS.
• Emita uma nota de teste antes do movimento do dia para garantir que nada vai travar.
• Descubra em qual fase a sua empresa entra — mercadoria (agosto), serviço/água (outubro), aluguel (dezembro) ou Simples (janeiro/2027).
• Levante os saldos de PIS/Cofins — especialmente drogarias e distribuidoras com produtos monofásicos — para recuperar crédito antes e durante a transição.
• Alinhe a escrituração contábil com a Orientação Técnica CFC nº 01/2026.
• Procure a sua contabilidade para montar um cronograma de adaptação por etapa, sem sustos.

Como a MS Contabilidade pode ajudar

Na MS Contabilidade & Gestão Empresarial, nós não vendemos “contabilidade comum” — entregamos especialização, economia tributária e segurança para cada segmento. Diante da Reforma Tributária, colocamos à sua disposição:

• Planejamento Tributário — o regime e a estrutura certos para pagar menos, dentro da lei;
• Recuperação de Créditos — identificação e formalização de créditos de PIS/Cofins antes da transição para a CBS;
• Consultoria Fiscal — adequação da emissão de notas e das obrigações acessórias a cada fase da reforma;
• Consultoria Empresarial — organização da gestão e da rotina fiscal do seu negócio;
• Contabilidade Consultiva — um contador que orienta decisões, não apenas registra o passado;
• Assessoria para a Reforma Tributária — um plano de adaptação sob medida para o seu setor.

Atendemos com especialização drogarias e distribuidoras de medicamentos, clínicas e profissionais da saúde, indústrias e distribuidoras de água, representantes comerciais, holdings e locadoras de imóveis — e sabemos exatamente o que cada um desses nichos precisa fazer, e quando.

Conclusão

A Reforma Tributária deixou de ser assunto de futuro: ela já está na sua nota fiscal. A Fase 1 começou em 3 de agosto de 2026, e as próximas — serviços e água em outubro, aluguéis em dezembro, Simples Nacional em janeiro de 2027 — vêm em sequência rápida. O período de teste é justamente a janela de ouro para ajustar sistemas, organizar a escrituração e recuperar créditos sem pressão e sem multa. Quem usar bem esse tempo entra em 2027 tranquilo; quem deixar para depois vai pagar caro pela correria. A hora de se preparar é agora.

Perguntas frequentes

Quando o IBS e a CBS passam a ser obrigatórios na nota fiscal?

Depende do tipo de operação. A obrigatoriedade começou em 3 de agosto de 2026 para notas de mercadorias, passagens e fretes; 1º de outubro de 2026 para serviços e contas de água; 1º de dezembro de 2026 para contratos de aluguel; e 1º de janeiro de 2027 para as empresas do Simples Nacional e MEIs.

Existe multa por errar o preenchimento do IBS/CBS em 2026?

Não. Durante o período de adaptação de 2026, as notas não são rejeitadas e não há multa pela ausência ou erro no preenchimento desses campos. O risco real é operacional: um sistema desatualizado pode travar a emissão da nota.

Empresa do Simples Nacional já precisa se preocupar?

A obrigatoriedade dos campos na nota só chega ao Simples Nacional em 1º de janeiro de 2027. Mas temas como a recuperação de créditos de PIS/Cofins e a escolha de regime já devem ser tratados agora, para chegar preparado à virada.

A alíquota-teste de 1% será cobrada da minha empresa?

Em regra, não em 2026. O valor apurado na fase de teste pode ser compensado com PIS/Cofins ou dispensado, conforme a Lei Complementar nº 214/2025, desde que a empresa cumpra as obrigações acessórias. Confirme sempre a regra vigente com o seu contador, pois a matéria ainda está em regulamentação.

O que fazer se o meu sistema de emissão ainda não tem os campos de IBS e CBS?

Entre em contato com o fornecedor do seu ERP imediatamente e solicite a atualização. Enquanto isso, emita uma nota de teste antes do movimento do dia e acione a sua contabilidade para orientar a adequação sem parar o faturamento.